M&E Coordinator

Martin’s Brussels EU, gelegen in het hart van de Europese wijk in Brussel, beschikt over 100 moderne en comfortabele kamers, ideaal voor zowel zakenreizigers als toeristen.
Ons hotel beschikt tevens over verschillende modulaire en volledig uitgeruste vergaderzalen, perfect voor vergaderingen, seminaries, conferenties of privé-evenementen, in een professionele en warme setting.
Om onze Meetings & Events-dienst te versterken, zijn we momenteel op zoek naar een Meetings & Events Coördinator.

De functie

In nauwe samenwerking met de M&E Manager en de andere hotelafdelingen zorg je voor een vlotte administratieve en operationele opvolging van de evenementen die in ons hotel plaatsvinden.

Hoofdtaken

Administratie en coördinatie:

• Offertes opstellen en klantendossiers opvolgen (vergaderingen, seminaries, evenementen, enz.)
• Evenementdetails finaliseren en zorgen voor een correcte uitvoering
• Function sheets opstellen en informatie doorgeven aan de betrokken afdelingen
• Groepsaanvragen (vanaf 10 nachten of kamers) beheren
• Groepsmenu’s en evenementensignalisatie opstellen, en groepsreserveringen voor het restaurant coördineren
• Facturatie van de evenementen opmaken en opvolgen met de boekhouding
• Actief deelnemen aan de continue verbetering van de M&E-aanbieding en interne processen

Operationeel:

• Eerste aanspreekpunt zijn voor M&E-klanten (vergaderingen en evenementen)
• Locatiebezoeken organiseren en begeleiden voor potentiële klanten
• Controleren van zaalopstellingen, koffiepauzes en maaltijden volgens de event sheets
• De groepsverantwoordelijke ontvangen op de dag zelf en zorgen voor een vlotte opvolging
• Aanwezig zijn tijdens evenementen en toezien op het goede verloop
• Af en toe deelnemen aan shifts als Duty Manager, tijdens de week of het weekend, afhankelijk van de noden

Jouw Profiel

• Je bent gastvrij, dynamisch en klantgericht
• Je werkt nauwkeurig en georganiseerd, met oog voor detail
• Je bent flexibel om in te spelen op de noden van klanten en het hotel
• Je werkt graag in teamverband en kan goed samenwerken met andere diensten
• Je spreekt vloeiend Frans en Engels (mondeling en schriftelijk), kennis van het Nederlands is een pluspunt
• Je hebt een goede kennis van IT-tools (kennis van Opera Cloud en Salesforce is een troef)
• Een eerste ervaring in een gelijkaardige functie is een plus

Wat we aanbieden

• Je maakt deel uit van een hotelgroep op mensenmaat, alsook werk je binnen een kwaliteitsvolle en aangename werkomgeving
• Mogelijkheden tot groei binnen het hotel en de groep Martin’s Hotels
• Aantrekkelijk loonpakket inclusief werkkledij, groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, Maaltijdcheques, Ecocheques en Eindejaarspremie
• Aantrekkelijk prijzen in onze hotels (staff rate)
• Diverse voordelen vie het Benefits@Work platform.

Solliciteren?

Stuur jouw CV naar
Margot Pic-Paris – M&E Manager
margot.pic-paris@martinshotels.com
tel. 02 235 17 27